구글 스프레드시트(Google Sheets)는 무료이면서도 강력한 기능을 제공하는 클라우드 기반 스프레드시트 도구입니다. 특히 협업과 실시간 수정에 강점을 지니며, 단순한 데이터 입력을 넘어서 데이터 관리와 시각화를 위한 다양한 도구를 제공합니다.
그 중에서도 필터, 정렬, 조건부 서식(조건 포맷) 기능은 데이터를 체계적으로 정리하고, 빠르게 원하는 정보를 찾아내는 데 큰 역할을 합니다. 이 글에서는 초보자도 이해할 수 있도록 구글 스프레드시트에서 필터, 정렬, 조건 포맷 기능을 완벽하게 활용하는 방법을 순서대로 알려드리겠습니다.
필터 기능으로 원하는 데이터만 골라보기
필터는 데이터를 숨기지 않고 특정 조건에 따라 보여지는 행만 남겨주는 기능입니다. 수백 개의 데이터가 있는 시트에서도 원하는 항목만 빠르게 찾아볼 수 있어 매우 유용합니다.
기본 필터 설정 방법
- 필터를 적용할 데이터 범위를 선택합니다
- 메뉴에서 데이터 > 필터 만들기를 클릭합니다
- 각 열 상단에 필터 아이콘(▼)이 생기며 조건을 선택할 수 있습니다
- 특정 값만 보기, 텍스트 조건, 숫자 조건 등을 적용하여 필요한 데이터만 표시합니다
텍스트 기준 필터 예시
- 특정 문구 포함: “포함” → ‘완료’라는 단어가 포함된 항목만 표시
- 특정 문자 제외: “포함하지 않음” → ‘지연’이 포함되지 않은 항목 필터링
숫자 기준 필터 예시
- 크거나 같은: 예) 100 이상 금액만 보기
- 작거나 같은: 예) 50 이하 재고만 표시
날짜 필터 활용
날짜가 입력된 열은 날짜 범위 조건을 통해 특정 기간 동안의 데이터를 분류할 수 있습니다. 예를 들어, 최근 7일간의 기록이나 이번 달의 데이터만 보고 싶을 때 유용합니다.
고급 필터: 필터 보기 기능 활용
필터 보기는 특정 사용자만 보는 필터 상태를 저장할 수 있는 기능입니다. 다른 사용자에게 영향을 주지 않고 필터링 작업을 할 수 있어 협업 시 매우 유용합니다.
- 데이터 > 필터 보기 만들기 클릭
- 새로운 탭 상단에 필터 이름이 생기며 설정한 필터가 적용됩니다
- 여러 개의 필터 보기를 만들어 상황별로 전환할 수 있습니다
이 기능을 이용하면 팀원 각자가 원하는 방식으로 데이터를 관리하면서도 원본에는 영향을 주지 않을 수 있습니다.
정렬 기능으로 데이터 순서 정리하기
정렬은 데이터를 오름차순(작은 값부터) 또는 내림차순(큰 값부터)으로 배열하는 기능입니다. 날짜, 금액, 이름 등 다양한 기준으로 데이터를 정리할 때 필수적입니다.
정렬 적용 방법
- 정렬하고 싶은 데이터 범위를 선택합니다
- 메뉴 > 데이터 > 범위 정렬을 클릭합니다
- 정렬 기준 열을 지정하고, 오름차순 또는 내림차순을 선택한 후 확인을 누릅니다
열 기준 정렬 예시
- 판매 금액 높은 순으로 정렬
- 이름 가나다순 정렬
- 날짜 최신순 정렬
주의할 점은 열 제목이 포함된 경우 ‘데이터에 머리글 행 포함’ 옵션을 체크해야 제목 행이 같이 정렬되지 않습니다.
여러 조건으로 정렬하는 다중 기준 정렬
하나의 기준이 아닌 두 개 이상의 기준으로 정렬할 수 있습니다.
예: ‘부서명 오름차순’ > 같은 부서 내에서는 ‘이름 가나다순’
이중 정렬은 데이터를 더욱 정돈된 상태로 구성할 수 있는 강력한 기능입니다.
조건부 서식(조건 포맷)으로 데이터 시각화하기
조건 포맷은 특정 조건을 만족하는 셀에만 **서식(색상, 글꼴 등)**을 자동으로 적용하는 기능입니다. 중요한 수치를 한눈에 파악하거나 이상치를 시각적으로 표시할 때 활용도가 높습니다.
조건부 서식 적용 방법
- 서식을 적용할 셀 범위를 선택합니다
- 메뉴 > 서식 > 조건부 서식 클릭
- 조건 설정(텍스트 포함, 숫자 크기, 수식 등)을 지정
- 조건 만족 시 적용할 색상이나 스타일 지정
조건부 서식 예시
- 판매량 100 이상인 셀은 녹색 표시
- ‘지연’이라는 단어가 포함된 행은 배경색을 빨간색으로
- 특정 날짜 이전의 셀은 회색으로 처리하여 만료 정보 강조
이처럼 조건부 서식을 활용하면 복잡한 데이터 속에서도 중요한 정보를 쉽게 구분할 수 있습니다.
사용자 지정 수식으로 조건부 서식 고급 활용
조건부 서식에서는 수식을 이용해 복잡한 조건도 처리할 수 있습니다.
예:
=A2>TODAY(): 오늘 이후의 날짜만 색상 적용=ISBLANK(B2): 빈 셀만 강조 표시=AND(C2="지연", D2<50): ‘지연’이고 수량이 50 미만인 셀 강조
이런 방식은 특히 다중 조건이 필요한 프로젝트 관리나 데이터 분석에서 큰 효과를 발휘합니다.
필터, 정렬, 조건 포맷을 연계한 문서 활용 팁
이 세 가지 기능은 각각도 유용하지만, 함께 사용할 때 데이터 관리의 수준이 달라집니다.
예시:
- 조건부 서식으로 이상치에 색상 강조
- 정렬 기능으로 이상치가 상단에 오도록 정렬
- 필터로 특정 부서나 카테고리만 빠르게 분류
이런 식으로 연계 활용하면 데이터를 분석하거나 보고서용으로 정리할 때 시간과 노력을 획기적으로 줄일 수 있습니다.
자주 쓰이는 실전 예시
- 영업 성과 정리 시 목표 달성 여부 조건부 서식 적용
- 재고 수량을 기준으로 적은 순 정렬
- 고객 리스트에서 특정 지역만 필터링
- 마감일 기준으로 지난 항목만 조건부 표시 후 정렬
실무에서 이런 조합을 자주 사용하게 되면 스프레드시트를 단순 입력 도구가 아닌 효율적인 업무 관리 도구로 발전시킬 수 있습니다.
마무리하며
구글 스프레드시트의 필터, 정렬, 조건 포맷 기능은 단순한 시트 관리 이상의 가치를 제공하는 강력한 도구입니다. 이 세 가지 기능만 제대로 익히고 활용해도 데이터의 가독성, 분석력, 협업 효율성이 크게 향상됩니다.
복잡한 함수나 매크로 없이도 데이터를 구조화하고 시각화할 수 있기 때문에, 초보 사용자도 충분히 빠르게 적응할 수 있습니다. 일상 업무나 개인 기록에서부터 팀 프로젝트까지, 이제는 구글 스프레드시트를 더욱 똑똑하게 활용해보세요.